Un speed meeting B2B ne consiste pas simplement à faire asseoir plusieurs professionnels autour de tables et à leur donner quelques minutes pour se présenter.
L’objectif est beaucoup plus ambitieux : créer en peu de temps un maximum de rencontres pertinentes et donner envie aux participants de poursuivre les échanges après l’événement.
Pour y parvenir, l’organisation doit être soigneusement pensée. Voici 10 idées concrètes pour transformer votre prochain speed meeting en véritable accélérateur de networking.
- Définissez clairement l’objectif de votre speed meeting
Avant même d’inviter les participants, posez-vous une question simple :
Pourquoi organisez-vous cet événement ?
S’agit-il de :
- développer le chiffre d’affaires entre professionnels ;
- faire connaître les entreprises locales ;
- permettre à des entrepreneurs de développer leur réseau ;
- favoriser les recommandations ;
- créer des partenariats ;
- permettre à des commerciaux de mieux connaître leurs collègues ;
- faciliter les échanges de bonnes pratiques ?
Un objectif clairement défini vous permettra ensuite de sélectionner les bons participants et de leur donner des consignes adaptées.
- Invitez des participants qui ont réellement quelque chose à échanger
La qualité d’un speed meeting dépend largement de la qualité des rencontres.
Il est donc préférable de rechercher une certaine complémentarité entre les participants plutôt que de simplement chercher à remplir les tables.
Un chef d’entreprise doit pouvoir identifier rapidement :
- des prospects potentiels ;
- des prescripteurs ;
- des partenaires ;
- des fournisseurs ;
- des professionnels complémentaires de son activité.
Plus les profils présents sont pertinents, plus les conversations ont de chances de se prolonger après l’événement.
- Préparez les participants avant leur arrivée
Un participant qui découvre le principe du speed meeting au dernier moment risque de perdre une partie de son temps à réfléchir à ce qu’il va dire.
Envoyez donc quelques jours avant l’événement des consignes simples.
Par exemple :
« Vous disposerez de quelques minutes pour vous présenter. Préparez une présentation courte permettant aux autres participants de comprendre immédiatement qui vous êtes, ce que vous faites et surtout ce que vous recherchez. »
Vous pouvez également leur conseiller de préparer une ou deux questions à poser à leurs interlocuteurs.
Le speed meeting devient alors un véritable échange, et pas une succession de monologues.
- Apprenez aux participants à faire un pitch efficace
En quelques dizaines de secondes, il faut aller à l’essentiel.
Un bon pitch peut répondre à quatre questions :
Qui êtes-vous ?
Que faites-vous ?
Pour qui travaillez-vous ?
Qu’attendez-vous de votre réseau ?
Cette dernière question est particulièrement importante.
Dire simplement « je suis comptable » ou « je dirige une agence immobilière » ne permet pas nécessairement aux autres participants de savoir comment vous recommander.
En revanche :
« J’accompagne les dirigeants de PME qui souhaitent mieux piloter leur trésorerie et je cherche actuellement à rencontrer des entreprises de 10 à 50 salariés »
donne immédiatement des pistes de mise en relation.
- Donnez le même temps de parole à tout le monde
C’est l’une des règles fondamentales d’un speed meeting réussi.
Si certains participants parlent deux fois plus longtemps que les autres, l’équilibre de la rencontre disparaît rapidement.
Un chronomètre visible par tous permet de résoudre très simplement ce problème.
Le signal sonore indique que le temps est écoulé et que la parole doit passer au participant suivant.
L’organisateur n’a alors pas besoin d’interrompre lui-même les participants à chaque tour.
C’est exactement ce qu’apporte l’application Timer de KUNVENI : décompte de temps affiché, bips pour avertir que le temps est pratiquement écoulé, gong pour passer à la personne suivante.
- Évitez absolument les rencontres répétées
C’est probablement l’un des problèmes les plus difficiles à résoudre lorsqu’un speed meeting réunit un nombre important de personnes.
Avec 10 participants, organiser les tables est relativement simple.
Avec plusieurs dizaines de participants, la difficulté augmente considérablement : il faut déterminer les différentes combinaisons de tables pour éviter que deux personnes se retrouvent ensemble plusieurs fois tout en permettant à chacun de rencontrer les autres.
C’est précisément l’un des atouts de KUNVENI.
La plateforme calcule les affectations des participants et garantit que, lorsque tous les tours prévus sont effectués, chacun rencontre chacun des autres participants une fois et une seule.
Cela permet à l’organisateur de se concentrer sur l’accueil et l’animation plutôt que sur des calculs complexes.
- Facilitez les changements de table
Un speed meeting peut perdre beaucoup de temps entre deux tours si les participants ne savent pas où aller.
Chaque participant doit pouvoir connaître immédiatement sa prochaine table.
Avec KUNVENI, les participants reçoivent notamment par SMS les indications nécessaires concernant leurs tables successives.
L’organisateur peut ainsi éviter les longues annonces et les déplacements désordonnés.
Quelques secondes gagnées à chaque changement peuvent représenter plusieurs minutes sur l’ensemble de l’événement.
- Gardez quelques minutes pour les échanges libres
Le chronomètre est indispensable pour maintenir le rythme, mais un speed meeting ne doit pas être uniquement une succession de présentations.
Lorsque tous les participants autour d’une table ont parlé, il peut être particulièrement intéressant de prévoir un court temps supplémentaire pour :
- poser une question ;
- demander une précision ;
- échanger une coordonnée ;
- prendre rendez-vous ;
- identifier une opportunité de collaboration.
Ce moment est souvent celui où une présentation rapide se transforme en véritable conversation professionnelle.
- Préparez la suite avant même la fin de l’événement
Le véritable objectif du networking n’est pas nécessairement de réaliser une vente pendant le speed meeting.
Il est souvent beaucoup plus réaliste de créer suffisamment d’intérêt pour obtenir :
- un rendez-vous ;
- un appel téléphonique ;
- une recommandation ;
- une mise en relation ;
- une démonstration ;
- un échange complémentaire.
Encouragez donc les participants à noter les personnes avec lesquelles ils souhaitent reprendre contact.
Vous pouvez également prévoir, à la fin de l’événement, quelques minutes consacrées aux échanges informels.
- Ne laissez pas retomber le réseau après le speed meeting
Un événement terminé ne signifie pas que le travail de networking est terminé.
Au contraire, les heures et les jours qui suivent sont essentiels.
Envoyez rapidement un message de remerciement aux participants.
Vous pouvez également leur rappeler :
- les coordonnées des personnes rencontrées ;
- les prochaines rencontres organisées ;
- les éventuelles opportunités identifiées pendant l’événement.
Avec KUNVENI, la liste des participants peut être exportée afin de faciliter notamment l’envoi d’un e-mail de remerciement.
Un bon speed meeting, c’est avant tout une expérience réussie
L’organisateur d’un speed meeting doit gérer de nombreux éléments simultanément : les inscriptions, l’accueil, les tables, les horaires, les temps de parole, les déplacements et les éventuels imprévus.
Plus l’événement compte de participants, plus cette organisation devient complexe.
C’est pourquoi l’automatisation d’une partie de ces tâches peut faire une réelle différence.
KUNVENI permet de préparer et d’animer des speed meetings de 10 à 121 participants, en automatisant notamment l’attribution des tables et la gestion des temps de parole.
L’objectif est simple : permettre à l’organisateur de se concentrer sur l’essentiel, faire en sorte que les participants se rencontrent et aient envie de poursuivre leurs échanges.
Et si votre prochain speed meeting devenait votre meilleur outil de networking ?
Un speed meeting bien organisé peut permettre à plusieurs dizaines de professionnels de faire en quelques heures des rencontres qu’ils auraient mis des mois à réaliser dans un réseau traditionnel.
Mais pour cela, il faut trois ingrédients :
les bons participants, une organisation rigoureuse et un déroulement parfaitement maîtrisé.
KUNVENI vous accompagne dans cette organisation et vous permet de vous concentrer sur votre objectif : créer des rencontres utiles.
Vous souhaitez organiser votre prochain speed meeting ? Découvrez KUNVENI et préparez votre événement dès maintenant.
