Vous organisez un événement de networking et vous redoutez la gestion du planning des speed meetings ? Vous n’êtes pas seul. La création manuelle de plannings de rencontres (matchmaking) est souvent un véritable casse-tête pour les organisateurs d’événements, les associations et les services RH.
Comment faire pour que tous les participants fassent connaissance, comment gérer les désistements de dernière minute ainsi que ceux qui arrivent sans s’être inscrits. Excel n’y arrivera pas. Heureusement, il existe des solutions pour créer un planning de speed meeting automatiquement.
Pourquoi automatiser votre planning de speed meeting ?
Le succès d’un événement de networking repose sur la qualité des rencontres. Si le planning est mal construit (rencontres manquantes ou redondantes, temps d’attente trop longs), l’expérience des participants s’en trouve dégradée.
- Gain de temps massif
La création manuelle d’un planning pour 25, 49 ou 121 personnes peut prendre des journées entières et le résultat sera de toutes façons insatisfaisant à cause des imprévus.
L’automatisation réduit ce temps de traitement à quelques minutes seulement.
- Matchmaking intelligent
Un logiciel dédié ne se contente pas de remplir des cases. Il utilise des algorithmes pour s’assurer que les participants se rencontrent tous une fois exactement. C’est la promesse de rencontres à forte valeur ajoutée.
- Gestion simplifiée des contraintes
Que faire si un participant arrive en retard ou part plus tôt ? Une plateforme automatisée comme Kunveni permet de recalculer le planning en temps réel sans avoir à tout refaire manuellement.
Kunveni : La solution pour automatiser vos rencontres professionnelles
Avec Kunveni.fr, nous avons conçu une solution web pensée pour simplifier radicalement l’organisation de vos événements. Plus besoin de jongler avec des tableurs complexes.
Comment fonctionne l’automatisation avec Kunveni ?
- Collecte des profils : Vous inscrivez vos participants au préalable directement via notre plateforme.
- Génération du planning automatique : En un clic, notre algorithme alloue les tables auxquelles les participants s’installeront successivement.
- Suivi en temps réel : Le jour J, vous gérez les flux et les modifications de dernière minute en toute sérénité.
3 conseils pour réussir l’organisation de vos speed meetings
Outre l’outil, voici quelques bonnes pratiques pour maximiser l’impact de votre événement :
- Soignez le formulaire d’inscription : Il vous faut le nom, le prénom, la société ou l’association, l’adresse e-mail et le numéro de mobile de chacun des inscrits.
- Fixez la durée des sessions : Utilisez le calculateur de KUNVENI pour définir le temps de parole de chacun en fonction du nombre de participants et de la durée souhaitée pour le speed meeting.
- Prévoyez un temps de conclusion : L’automatisation du planning est la première étape, mais il est important de prévoir du temps après les tours de table afin que les participants puissent approfondir les relations qui les intéressent.
Prêt à simplifier vos prochains événements ?
Ne perdez plus votre énergie à construire des plannings complexes. Concentrez-vous sur ce qui compte vraiment : créer une expérience mémorable pour vos participants.
Envie de tester la puissance de l’automatisation pour vos prochains événements ?
👉 Découvrez Kunveni.fr et créez vos premiers plannings de speed meeting en quelques minutes.
