Des événements thématiques intéressants mais peu productifs commercialement.
J’ai souvent l’occasion de participer à des matinées ou soirées auxquelles sont conviés des chefs d’entreprise et des responsables commerciaux. Il y a souvent un thème et, la plupart du temps, elles se terminent par un cocktail.
Au-delà de l’intérêt pour le thème, la motivation des participants pour s’inscrire est souvent l’espoir de rencontrer de nouveaux clients ou, au moins, prescripteurs.
Mais, malheureusement, ce que j’observe à chaque fois, ce sont des groupes de personnes qui se connaissent et discutent entre elles. Il serait totalement impoli de s’immiscer dans un groupe de personnes qu’on ne connait pas pour se présenter. Résultat, en conséquence, j’ai moi-même tendance à aller discuter avec les personnes que je connais déjà.
Bien sûr, quelques fois, je vois des personnes qui restent seules car elles ne connaissent personne. Je vais alors discuter avec elles afin de connaître leur activité et voir s’il y a un intérêt à faire plus ample connaissance ou même à prendre rdv. Mais, cela reste quand même marginal.
Résultat de cette forme d’événement : il y des dizaines de personnes que je ne connais pas et je ne repars qu’avec quelques cartes de visite. Beaucoup de temps et d’énergie pour un faible résultat.
Des événements destinés à générer du chiffre d’affaires.
D’autres événements sont plus orientés vers la recherche d’efficacité commerciale. Le but est que les participants fassent connaissance ou apprennent à mieux se connaître de façon à faire du business entre eux et donc à augmenter leur chiffre d’affaires.
Pour cela, il est nécessaire de gérer soi-même complètement les rencontres entre les différents participants. La méthode la plus efficace consiste à les faire s’assoir autour d’une table et à les faire se présenter à tour de rôle tout en s’assurant que tous aient un même temps de parole. Quand ils se sont exprimés, ils changent de table et recommencent avec d’autres personnes.
C’est ce qu’on appelle un speed meeting.
C’est déjà beaucoup plus efficace pour le business que les événements thématiques décrits plus haut.
En 8 ans, j’ai organisé près de 200 rencontres de ce type avec des chefs d’entreprises et des responsables commerciaux. Au début j’utilisais une application dédiée à ce type d’événement. Elle était pratique car elle gérait l’attribution des tables et les temps de parole.
Cependant elle avait plusieurs inconvénients :
- Il fallait préparer les tours de table avant le speed meeting et cela pouvait poser ensuite des problèmes à cause des absents ou, au contraire, si des personnes non inscrites se présentaient.
- Tous les participants ne se rencontraient pas autour d’une table.
- Certains participants pouvaient se rencontrer plusieurs fois.
Tous ces inconvénients généraient de l’insatisfaction et de la frustration pour les participants qui me le faisaient savoir à la fin de l’événement.
Etant informaticien, et surtout développeur de métier, je me suis dit qu’il devait bien y avoir une solution à ces problèmes. J’ai fini par trouver un algorithme qui les résout tous :
- Il s’adapte au nombre de personnes réellement présentes pendant l’événement, même si certaines n’étaient pas prévues ou arrivent alors que les tours de table ont commencé.
- En dehors de ceux qui arrivent après le début des tours de table, chacun des participants rencontrera chacun des autres autour d’une table une fois exactement.
- Une application permet de gérer très efficacement les temps de parole de chacun.
Au début je distribuais des bandes de papier aux arrivants. Ils indiquaient le nom des tables auxquelles ils devaient s’assoir successivement.
Afin que tous les organisateurs de speed meetings puissent en profiter de manière conviviale et efficace, j’ai décidé de créer l’application web KUNVENI (*) qui permet de préparer le speed meeting, d’accueillir les participants et de gérer les tours de tables et les temps de parole.
Conclusion
Les speed meetings gérés grâce à KUNVENI sont particulièrement efficaces commercialement pour leurs participants :
- Pas de possibilité de louper une opportunité de business puisque tous les participants se rencontrent une fois.
- Pas de frustration de ne pas repartir avec les cartes de visite de tous.
- Pas de personnes mobilisant le temps de parole et empêchant les autres de se présenter.
- Pas de nécessité de devoir surmonter sa timidité pour aller spontanément discuter avec un inconnu.
- Il est beaucoup plus confortable et moins intimidant de se présenter à ses voisins de table plutôt que de devoir se lever et le faire devant toute l’assistance.
(*) KUNVENI signifie « se rencontrer » en Espéranto.
