Un speed meeting, c’est quoi ?
Le but de tout speed meeting est de faire se rencontrer les participants autour d’une table ou d’un mange debout. Il peut y avoir de nombreuses finalités : présenter son activité à de potentiels clients ou prescripteurs, échanger des “best practices” ou tout simplement faire connaissance.
Pour un maximum d’efficacité, au lieu de mettre tout le monde autour d’une seule table et que chacun s’exprime à tour de rôle, dans un speed meeting, les participants sont répartis autour de plusieurs tables et effectuent plusieurs tours de table avec des interlocuteurs différents. Le fait que le nombre de personnes autour de la table soit restreint rend l’exercice moins intimidant et améliore l’attention.
Un speed meeting réussi, c’est quoi ?
Pour que les participants d’un speed meeting en repartent satisfaits et reconnaissants, il est indispensable de réussir plusieurs challenges :
- Que les participants soient accueillis efficacement et sans perte de temps.
- Qu’ils n’aient aucune question à se poser pour savoir à quelle table s’installer avant chaque tour de table.
- Que les temps de parole soient respectés afin que personne ne soit frustré de s’être exprimé moins longtemps que les autres.
- Que l’heure de fin prévue soit respectée.
- Que les participants ne rencontrent pas plusieurs fois la même personne lors des tours de table successifs.
- Et, surtout, qu’à la fin du speed meeting, chaque participant ait rencontré chacun des autres.
Ces deux derniers points sont cruciaux et sont loupés dans la plupart des speed meetings. En effet, il est extrêmement difficile dès que le nombre de participants dépasse une quinzaine de trouver une combinaison d’attribution des tables qui permette d’atteindre ces deux objectifs.
Pour notre application KUNVENI, nous avons mis au point un algorithme qui garantit que, quel que soit le nombre effectif de participants, à la fin du speed meeting, chacun aura rencontré chacun des autres une seule fois.
Choisir le lieu
Le choix d’un lieu approprié est primordial pour la réussite d’un speed meeting. Avant de le choisir, il est indispensable de le valider en se rendant sur place.
Facilité d’accès
Si le lieu se trouve dans une grande ville, il faut vérifier que des transports en commun permettent d’y arriver facilement et qu’ils ne sont pas trop éloignés. Malgré cela, certaines personnes choisiront de venir avec leur automobile. Il faut donc vérifier qu’il leur sera aisé de se garer. Si le stationnement est payant, il serait bon que vous en informiez vos invités.
En dehors d’une grande ville, beaucoup des participants devront venir avec leur automobile. Vous devez alors vous assurer que le lieu est facilement accessible depuis les grands axes. Oubliez ceux où il faut un long trajet à travers les zones urbaines pour aboutir. Et, bien évidemment, assurez-vous de la disponibilité de places de parking en nombre suffisant lors de votre speed meeting.
Choisissez un lieu digne des personnes que vous allez faire venir. Il est évident que tout endroit présentant des risques par rapport à la sécurité des biens ou des personnes est à proscrire. Proscrivez également les hôtels bas de gamme et, plus généralement, tous les lieux dont les locaux n’ont pas un minimum de standing. Les golfs ayant des salles de séminaire, par exemple, sont des endroits idéaux : faciles d’accès, avec parking, dans un cadre verdoyant et au calme.
La salle
Bien entendu, la salle dans laquelle vous allez accueillir vos participants a une importance primordiale.
Comme pour le lieu choisi, elle doit être digne de vos invités : agréablement aménagée et décorée, propre, lumineuse.
Elle doit avoir une surface suffisante pour pouvoir installer le nombre de tables et de chaises requis en fonction du nombre de personnes que vous recevrez. Comptez par exemple 80 m2 pour un speed meeting de 26 à 49 personnes requérant 7 tables avec 7 chaises.
La salle doit être rectangulaire ou carrée, et ne pas avoir de murs de séparation. Il ne faut absolument pas que des tables se trouvent isolées des autres.
Une salle trop grande est un problème également. Les participants auront l’impression d’être trop peu pour que le speed meeting soit réussi.
Vous devez impérativement vérifier que vous pourrez vous connecter à l’application KUNVENI par internet. Si vous ne disposez pas d’un accès ethernet, vérifiez que vous disposez d’un accès wifi opérationnel. Et, même si c’est le cas, vérifiez que votre mobile se connecte en 4G. En effet, si pour une raison quelconque, le jour de votre speed meeting, le wifi ne fonctionnait pas il faudrait que vous vous connectiez en partage de connexion.
Contrôlez également l’acoustique. Parlez à voix haute pour déterminer si le son résonne. Si c’est le cas, les participants auront beaucoup de mal à s’entendre lorsqu’ils feront les tours de table. De même, vérifiez qu’il n’y aura pas des bruits importants venant des salles attenantes ou de l’extérieur. Il est extrêmement pénible de devoir hausser la voix pour se faire entendre.
Si vous envisagez d’organiser votre speed meeting dans la salle d’un restaurant, vérifiez que les cuisines ne sont pas juste à côté et que l’on ne vous demandera pas de libérer les lieux trop rapidement pour pouvoir installer les tables.
Si le lieu que vous choisissez ne vous propose pas le nombre de tables et le nombre de chaises nécessaires, pensez à vérifier que vous pourrez vous en faire livrer avant votre événement. L’idéal est d’utiliser des tables rondes.
Vérifiez, surtout l’hiver, qu’il y a un vestiaire avec une capacité suffisante.
Il pourra également être nécessaire de prévoir un fléchage pour que les participants trouvent la salle facilement.
Le jour du speed meeting, vous devrez afficher l’application “Timer” de KUNVENI. L’idéal est de disposer d’un projecteur suspendu au plafond avec un écran. Si ce n’est pas le cas vous devrez penser à venir avec votre propre vidéo-projecteur et, éventuellement, votre propre écran, ce qui est très encombrant. Assez peu de salles proposent également un système audio. Dans ce cas, pensez à amener votre sono afin que les participants entendent bien votre voix ainsi que le son du gong de fin du temps de parole.
Préparer votre speed meeting
Prévoir la durée
Dans les invitations que vous allez adresser pour votre speed meeting, vous devez absolument informer les potentiels participants de l’heure à laquelle ils sont conviés mais également celle à laquelle il se terminera. Cette information est cruciale pour que vos invités puissent adapter leur agenda en fonction de votre événement.
Pour cela, vous devez avoir une idée précise du temps que vous laisserez à vos invités pour arriver. S’il y a des interventions avant le speed meeting, vous devez définir au préalable leur durée maximale. Enfin, vous devez estimer la durée du speed meeting lui-même. Plusieurs paramètres entre en jeu pour cela :
- Le nombre de participants et, donc, le nombre de tables.
- Le temps de parole octroyé à chacun.
- Le temps supplémentaire que vous laisserez optionnellement à la fin de chaque tour de table.
- Le temps nécessaire pour que les participants se rendent à la table suivante (60 secondes est une bonne estimation).
- Un éventuel temps de pause au milieu du speed meeting.
Pour vous aider à choisir la valeur de ces différents paramètres, vous avez à votre disposition notre outil d’estimation de la durée du speed meeting.
Les invitations
Maintenant que vous avez choisi une salle, vous allez pouvoir vous occuper d’inviter les personnes que vous souhaiteriez accueillir lors de votre speed meeting. Quel que soit le moyen que vous utiliserez (e-mail personnalisé, e-mailing, appels téléphoniques, page web, affiche, …) vous devez leur donner toutes les informations nécessaires afin qu’ils n’aient pas à se poser de questions : l’adresse exacte, la date, l’heure de début et de fin, les frais de participation éventuels, le planning de l’événement. Expliquez leur en quelques mots le principe du speed meeting et indiquez leur quel sera la durée de leur temps de parole afin qu’ils puissent préparer à l’avance leur pitch. N’oubliez pas de leur indiquer par quel(s) moyen(s) ils vont pouvoir s’inscrire : e-mail, appel téléphonique, SMS, formulaire en ligne, etc. Si cela s’applique, n’omettez pas d’indiquer la date limite d’inscription.
Si vous adressez des e-mails ou si vous envoyez de invitations par courrier, soignez tout particulièrement la présentation. Il existe maintenant de nombreux outils permettant d’obtenir aisément des résultats pratiquement professionnels en adaptant les modèles mis à votre disposition comme SendinBlue, Mailjet, Mailchimp ou OxiMailing (mon préféré).
Et, bien entendu, pas de fautes d’orthographe !
N’hésitez pas à relancer vos invités n’ayant pas répondu sans pour autant les harceler.
Enfin, n’oubliez pas d’envoyer un e-mail ou un SMS de rappel aux inscrits un ou deux jours avant l’événement, voire à les appeler pour vous assurer de leur présence.
Nommer vos tables
Comme indiqué au début, dans un speed meeting, on indique à chaque participant à quelle table il doit s’asseoir pour chaque tour. Il est donc indispensable de nommer les tables. La méthode communément utilisée consiste à poser un “totem” sur chaque table. Si vous n’en disposez pas, vous pouvez en acheter directement dans la boutique KUNVENI. Vous avez à votre disposition des totems standard numérotés de 1 à 11 avec le logo KUNVENI. Vous pouvez également commander des totems que vous personnaliserez avec des noms de table, une image et un texte.
Mais rien de vous empêche d’utiliser tout autre objet permettant de nommer sans ambiguïté vos tables. Pourquoi pas, par exemple, poser des bouteilles de grans vins sur les tables afin de les nommer Margaux, Pauillac, Médoc, Yqem, Saint-Estèphe, etc.
L’application de paramétrage des speed meetings de KUNVENI vous permet d’enregistrer au préalable les noms que vous utiliserez pour vos tables et qui seront communiqués aux participants pour qu’ils sachent où s’installer.
Gérer les inscriptions
Avant le jour de votre speed meeting, dans l’application KUNVENI, vous allez enregistrer les personnes qui s’inscrivent. Pour chacun vous devez indiquer son prénom, son nom, son numéro de mobile, son adresse e-mail et, optionnellement, sa société. Toutes ces informations seront nécessaires le jour du speed meeting.
L’application a été conçue pour vous faciliter le travail : vous pouvez importer un fichier csv et vous pouvez simplement sélectionner les personnes ayant déjà participé à l’un de vos speed meetings ou que vous ajouté dans votre base de contacts.
Si vous êtes persuadé que certains inscrits ne viendront pas, vous pouvez tout à fait inscrire plus de personnes que la capacité du speed meeting que vous avez choisi ne le permet (25, 49 ou 121).
Avant l’arrivée des participants
Quand on organise un speed meeting, on n’a pas le droit à l’erreur. Pas de place pour l’improvisation donc. A moins que vous ne soyez secondé, lorsque les participants commenceront à arriver vous devez obligatoirement être disponible à 100 % pour eux. Vous devez leur dire bonjour, échanger quelques mots, être souriant et détendu. Ce ne sera pas le cas si vous n’êtes pas certain que tout est opérationnel pour commencer le speed meeting.
Une règle d’or donc : arriver bien avant l’heure de début indiquée à vos invités afin de tout préparer.
Dès que vous arrivez dans la salle, vérifiez qu’il y a bien le bon nombre de tables et de chaises requis suivant le nombre de personnes à accueillir. Si nécessaire adaptez leur disposition pour éviter qu’elles ne soient trop serrées ou, au contraire, que certaines soient isolées. Disposez ensuite les totems sur les tables.
Via votre smartphone ou une tablette, accédez à la plateforme KUNVENI, lancez l’application “ACCUEILLIR VOS PARTICIPANTS” et sélectionnez votre speed meeting du jour pour l’ouvrir (vous pouvez néanmoins animer plusieurs speed meetings dans la même journée).
Démarrez votre ordinateur, raccordez le au vidéo-projecteur et à la sono et vérifiez que tout fonctionne. Vérifiez que vous avez accès à internet. Via votre navigateur (Chrome est obligatoire), accédez également à l’application KUNVENI mais, cette fois, cliquez sur “LANCER LE TIMER”.
Cliquez ensuite le sur le bouton “PARAMETRES”. Cliquez sur le micro pour déclencher le gong de fin du temps de parole afin de pouvoir régler le niveau sonore de votre sono. Le gong doit être bien audible même quand les participants s’expriment mais ne doit pas non plus les faire bondir à cause d’un son trop élevé.
Paramétrez également le temps de parole que vous allez leur attribuer ainsi que le temps supplémentaire optionnel que vous leur laisserez à la fin des tours de table. Mettez le à zéro si vous n’en voulez pas.
Une fois tout cela effectué, vous serez calme et serein pour accueillir vos participants.
Accueillir les participants
Lorsqu’un nouveau participant arrive, sur votre smartphone ou votre tablette, il suffit de rechercher son nom dans la liste et de cliquer sur le bouton “ACCUEILLIR”. Le numéro de mobile qui a été enregistré pour la personne vous est présenté afin que vous puissiez le vérifier avec elle. En cas d’erreur, vous pouvez le modifier. Vous cliquez ensuite sur “VALIDER”. Un SMS lui est immédiatement envoyé.
Il lui indique son numéro de participant ainsi que les noms des différentes tables auxquelles il s’installera. A noter que les personnes arrivant en premier se déplaceront peu, voire pas du tout. Pour faciliter les choses au nouvel arrivant, vous pouvez cliquer sur le bouton “PARCOURS” pour afficher cette liste de tables et ainsi lui indiquer le nom de la première.
Le numéro de participant pourra lui être utile pour savoir si c’est lui qui commencera un nouveau tour de table. En effet, vous pouvez la flèche vers le bas ou le haut afficher en bas de la fenêtre du timer pour décider que la première personne à parler sera celle ayant le plus petit ou le plus haut numéro de participant de la table.
Si une personne non inscrite se présente et que vous souhaitez quand même qu’elle participe au speed meeting, pas de problème. Si elle a participé à un business meeting précédent ou si elle a été enregistrée dans vos base de contacts, il vous suffira de saisir quelques lettres de son nom pour pourvoir la sélectionner et l’accueillir. Sinon, vous pourrez saisir directement les informations requises (prénom, nom, adresser e-mail, numéro de mobile et éventuellement le nom de sa société.
Au cas où une personne aurait oublié son smartphone, ou si sa batterie est vide, pas de problème. En cliquant sur le bouton “PARCOURS” vous pourrez lui communiquer le nom de la première table. Il lui suffira ensuite de regarder sur l’cran avant chaque nouveau tour de table pour connaître le nom de la suivante.
Animer le speed meeting
Quand tous les participants ont été accueillis, ou lorsqu’il est l’heure de démarrer le speed meeting, vous devez retourner à votre ordinateur que vous avez préparé avant leur arrivée.
TRES IMPORTANT : pour que l’application timer prenne en compte les personnes que vous avez accueillies via votre smartphone ou votre tablette, vous devez cliquer sur le bouton “MISE A JOUR” en bas de la fenêtre. Mais, pas d’inquiétude, l’application vous le rappellera si vous oubliez de le faire.
Avant le début de chaque tour de table, cliquez sur le bouton “PLACEMENTS” afin d’afficher à l’écran la liste alphabétique des présents avec, pour chacun d’eux, le nom de la table à laquelle ils vont devoir s’installer.
Si un nouvel arrivant est accueilli via l’application alors que les tours de table en commencé, vous devrez cliquer sur le bouton “MISE A JOUR” pour qu’il soit pris en compte. Si vous oubliez de le faire, l’application vous le rappellera.
A la fin du temps de parole de chacun, quand le gong a retenti, n’hésitez pas utiliser votre micro pour rappeler aux intervenants qu’ils doivent laisser la parole au suivant.
Il est fortement recommandé de prévoir une pause d’une dizaine de minutes au milieu du speed meeting (les fumeurs vous en seront reconnaissants).
A la fin du speed meeting, il est primordial que vous puissiez rester dans la salle. C’est en effet le moment où les relations vont réellement se nouer entre des personnes ayant fait connaissance autour d’une table. Il n’est pas rare que les conversations se poursuivent plus d’une heure après la fin.
Après le speed meeting
En accédant à l’application de gestion des speed meeting puis en cliquant sur l’œil se trouvant à droite de celui que vous venez d’animer vous pourrez exporter la liste des inscrits en format CSV.
Cela vous permettra d’accéder aux informations de ceux que vous auriez ajoutés manuellement avant votre speed meeting.
Mais, surtout, vous pourrez filtrer sur la colonne vous indiquant si la personne était présente ou non. Cela vous permettra d’envoyer un e-mail de remerciement aux présents et, peut-être, un autre à ceux qui vous auront fait “faux bond”.
