Un speed meeting, pour quoi faire ?
Le principe d’un speed meeting est que les participants se présentent les uns aux autres. Pour cela, on installe plusieurs tables et on répartit les personnes autour de celles-ci.
Autour des tables, chacun se présente à tour de rôle. Quand tout le monde s’est exprimé, les participants changent de table et recommencent.
Ce type d’événement peut être utilisé pour tout type de public lorsqu’on souhaite que les participants fassent connaissance : clubs sportifs, associations, co-propriétaires, étudiants et, bien sûr, professionnels.
Un speed meeting pour les professionnels
C’est probablement pour réunir des professionnels que le plus grand nombre de speed meetings est organisé. Les speed meetings professionnels ont des contraintes et exigences particulières.
En effet, les enjeux sont plus importants que pour les autres types de population. Les professionnels, qui sont en général des dirigeants, des décideurs et des responsables commerciaux, ont des emplois du temps déjà très chargés et celui qu’ils vont consacrer à un speed meeting doit être le plus rentable possible. De plus, l’image et la réputation de l’entreprise qui organise le speed meeting peuvent être grandement entachées si l’organisation et l’animation du speed meeting n’étaient pas parfaites.
Quelles exigences pour un speed meeting professionnel ?
Pour qu’un speed meeting professionnel soit une réussite, il doit répondre à de nombreuses exigences. En voici quelques-unes :
– L’inscription doit être facile et rapide. Le professionnel ne doit pas avoir de doute sur la prise en compte de celle-ci.
– Si le speed meeting est payant, rendre le paiement obligatoire mais aisé lors de l’inscription.
– Idéalement, un rappel doit lui être envoyé un jour ou deux avant le speed meeting.
– L’accueil, avant le speed meeting, doit être rapide et donner à chacun l’impression qu’il était attendu.
– Prévoir des tours du cou ou des porte cartes de visite pour que les participants puissent facilement s’identifier.
– Il est impératif que chacun sache sans ambiguïté et facilement à quelle table il doit s’installer avant chaque tour.
– Le temps de parole doit être chronométré précisément et les participants doivent être informés aisément qu’il est terminé. Il est capital que tous aient le même temps pour s’exprimer.
– Il est fortement recommandé que, quand tout le monde s’est exprimé autour de la table, un temps supplémentaire soit laissé pour les questions et les prises de rendez-vous.
– A la fin du speed meeting, les participants doivent pouvoir rester sur place pour entamer des discussions en tête à tête avec les personnes dont l’activité les intéresse.
– Au cas où des photos seraient prises lors du speed meeting, bien vérifier qu’aucune personne ne s’oppose à y apparaître.
Comment détruire sa réputation en loupant son speed meeting professionnel ?
Voici quelques problèmes qui risquent fortement de mécontenter les participants.
– Manque de précision sur le lieu et/ou le jour et l’heure, pouvant provoquer un déplacement à tort de certains.
– Devoir demander l’identité complète des participants à leur arrivée.
– En cas de speed meeting payant, demander le règlement à l’arrivée des participants.
– Oublier de donner aux participants un moyen d’afficher leur carte de visite.
– Ne pas avoir un système de nommage évident des tables.
– Que les participants aient des difficultés pour savoir à quelle table s’installer.
– Au début de chaque tour de table, qu’ils hésitent pour savoir qui parlera en premier.
– Utiliser le chronomètre de son smartphone pour gérer les temps de parole : beaucoup de participants n’entendront pas le signal de fin et il y a des risques d’oubli de démarrage ou d’arrêt du chronomètre.
– Un temps de parole trop court pour que certains aient le temps de terminer leur pitch.
– Un temps de parole trop long pose problème également : rien de plus désagréable que de n’avoir plus rien à dire et d’attendre la fin du temps en espérant que les autres poseront des questions.
– Que chacun des participants ne rencontre pas chacun des autres.
– Que des participants se rencontrent plusieurs fois.
– Mettre les participants dehors dès que le speed meeting est terminé.
– Pire : mal estimer la durée du speed meeting et être obligé de mettre dehors les participants alors que tous les tours de table n’ont pas été réalisés.
Comment s’assurer de la réussite de son speed meeting professionnel ?
Notre application web KUNVENI a été conçue à partir de l’expérience d’organisation de plus de 150 speed meetings professionnels. Son but est de garantir la satisfaction des participants.
Voici comment :
– Pré-enregistrement des participants et application permettant de les accueillir par un simple clic.
– Outil d’estimation de la durée du speed meeting.
– Personnalisation des noms des tables.
– Possibilité d’ajouter des participants non inscrits préalablement.
– Adaptation en temps réel de l’algorithme d’attribution des tables, même lorsque des participants arrivent alors que le speed meeting est commencé.
– Quelque soit le nombre de participants effectivement présents, chacun rencontrera chacun des autres une fois exactement.
– Envoi aux participants de la liste de leurs tables successives par SMS.
– Avant chaque nouveau tour de table, affichage de la liste alphabétique des participants avec, pour chacun, le nom de leur prochaine table.
– Pour chaque table, tirage aléatoire du nom de la première personne qui s’exprimera.
– Affichage du temps de parole restant.
– Fin du temps de parole clairement annoncé par un gong.
– Possibilité d’ajouter un temps supplémentaire quand chaque participant s’est exprimé.
– Export d’un fichier des participants afin de faciliter l’envoi d’un e-mail de remerciement.
Pour en savoir plus sur KUNVENI, consultez sa FAQ.
Pour voir comment se passe un speed meeting grâce à KUNVENI, regardez cette vidéo.
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