Participer à des speed business meeting prend du temps et, au début, est un exercice stressant pour beaucoup. Aussi, autant faire le maximum pour qu’ils soient réussis.

Et qu’est-ce qu’un speed business meeting réussi ? Le petit déjeuner était très bon, l’ambiance était bon enfant, les participants étaient sympathiques, il y avait du bon champagne au cocktail de fin….

Oui… mais non.

Un speed business meeting est réussi lorsqu’il génère du chiffre d’affaires !

C’est en grande partie la façon dont vous allez vous comporter qui fera que vous ferez du business, ou non. Avant toute chose, dites vous bien que vous n’êtes pas là uniquement pour vendre. Ça ne marchera pas.

La plupart du temps, les speed business meetings se déroulent en plusieurs temps qu’il faut savoir exploiter au mieux.

Avant le speed business meeting

A moins que vous n’arriviez en retard, ce qui est déjà un mauvais point pour vous, vous aurez du temps avant le premier tour de table. En effet, l’organisateur aura prévu un délai pour accueillir tous les participants. Pendant ce temps, vous pourrez profiter d’un petit-déjeuner ou d’un rafraîchissement.

C’est un moment privilégié pour commencer à nouer des relations de business. Mais, aborder quelqu’un pour faire sa connaissance est un exercice extrêmement difficile lorsqu’on n’en n’a pas l’habitude. Résultat, on voit régulièrement des personnes qui restent à l’écart. Il est facile de les reconnaître : elles restent le nez collé à leur smartphone.

Vous qui êtes rompu à cet exercice, repérez ces personnes isolées et allez à leur rencontre.

Vous débutez et n’osez pas ? L’exercice n’est pourtant pas si compliqué : “Bonjour. Je ne crois pas qu’on se connaisse. Quelle est votre activité ?”. Et voilà, c’est parti pour une conversation où chacun va pouvoir se présenter à l’autre. Commencez par faire parler votre interlocuteur afin de bien comprendre quelle est son activité. Si vous voyez une opportunité de business, présentez-vous à votre tour et expliquez-lui quels pourraient être vos intérêts mutuels. Cette conversation devrait idéalement se terminer par une prise de rendez-vous.

Beaucoup de personnes participent régulièrement à des événements professionnels et finissent par se rencontrer régulièrement. Il est alors tentant, par facilité, de se diriger vers une personne que l’on connait déjà. C’est une erreur car c’est en découvrant de nouveaux chefs d’entreprise que vous maximiserez les chances de trouver de nouveaux clients et partenaires.

Les tours de table

Dans un speed business meeting, vous-vous installez successivement à plusieurs tables avec d’autres personnes et chacun se présente à tour de rôle.

Vous allez écouter les présentations réalisées par vos voisins de table. Comme dans tout rassemblement de personnes, il y a des règles de bienséance qui s’appliquent. Ici, peut-être plus qu’ailleurs. En effet, y déroger risque de vous faire cataloguer en tant que personne impolie et inintéressante. Ne consultez pas vos SMS et e-mails, et n’en rédigez pas non plus. Ne discutez pas avec votre voisin. N’ayez pas l’air absent, regardez la personne qui s’exprime. Bref, montrez votre intérêt pour ce qu’elle explique. Si son activité ne vous concerne pas, elle intéresse très probablement certains de vos contacts. Après le speed business meeting, mettez-les en relation. Forcément, à leur tour, ils vous recommanderont également, avec toutes les nouvelles opportunités de nouveaux business qui en découleront.

Quelques fois, quand tout le monde s’est exprimé autour de la table, il y a un temps supplémentaire. Il est le bienvenu pour  les questions que vous ne pouviez pas poser pendant que les personnes s’exprimaient. Ou bien pour donner des informations que votre temps de parole ne vous a pas permis de fournir.
Mais, surtout, c’est le moment idéal pour prendre des rendez-vous. L’activité d’une personne vous intéresse tour particulièrement : demandez-lui si elle a son agenda et bloquez tout de suite une date. Pour reprendre une expression populaire : « il faut battre le fer tant qu’il est chaud ».

Votre pitch

C’est à votre tour de vous exprimer. Votre temps de parole, le pitch, est bien sûr primordial. Un pitch loupé, c’est l’assurance d’avoir perdu votre temps.

Un conseil : quand vous commencez à parler (pitcher), distribuez ou faites passer vos cartes de visite à vos voisins de table. Non seulement, c’est indispensable pour qu’ils puissent retrouver ultérieurement vos coordonnées mais, de plus, cela leur permettra éventuellement de prendre des notes, ce qui sera encore plus efficace. Aussi, quand vous faites faire vos cartes de visite évitez des magnifiques cartons super beaux et rutilants mais qui empêchent toute annotation.

Vous devez avoir préparé votre pitch à l’avance. Si l’organisateur ne l’a pas précisé dans son invitation, n’hésitez pas à le contacter pour savoir de combien de temps vous disposerez. Si vous avez une minute, vous ne pourrez bien évidemment pas donner autant d’explications qu’en cinq. Vous devez donc vous entraîner auparavant avec un chronomètre pour que votre pitch se termine naturellement dans le temps imparti.
Comment louper son pitch : n’avoir plus rien à dire avant la fin du temps imparti ou, au contraire, être obligé de s’interrompre avant d’avoir exposé l’essentiel.

Une règle fondamentale à respecter absolument : laisser la parole au suivant quand votre temps de parole est expiré (si le speed business meeting est animé avec l’application KUNVENI, vous entendez un gong puissant). Ne pas respecter cette règle va introduire une gêne autour de la table, vous passerez pour un impoli et, comble de la honte, vous risquez qu’une personne habituée des speed business meetings vous coupe la parole et vous rappelle à l’ordre. Il est clair qu’ensuite vos voisins de table ne seront pas vraiment enclins à venir discuter avec vous et encore moins à accepter un rendez-vous.

Votre pitch doit être clair et aller droit au but, surtout si vous avez peu de temps. Votre parcours universitaire et même professionnel, à ce stade, ne présente aucun intérêt. Ce qui compte, ce qui intéressera sans aucun doute vos interlocuteurs, ce sont votre activité et les produits ou services que vous proposez.
A ce titre, un autre conseil très important : si vous avez plusieurs activités, voire plusieurs sociétés, n’en présentez qu’une seule, quitte à en présenter une autre lors du tour de table suivant. Sinon, à la fin de votre pitch, et surtout plus tard, le risque est que vos interlocuteurs, au bout du compte, ne sache plus vraiment ce que vous faites.

Vous devez éviter absolument tout jargon technique qui va perdre vos voisins de table qui ne vous écouteront plus. Plus que ce que vous faites, ce qui est important c’est d’expliquer ce qui plait à vos clients dans votre offre. A ce sujet d’ailleurs, si vous succombez à la tentation de citer certains de vos prestigieux clients, faites-le en fonction de vos interlocuteurs. Demandez-vous si, eux-aussi, font du business avec ce type de client. Si ce sont majoritairement des indépendants ou des entreprises s’adressant aux particuliers, ils risquent de ne pas se sentir concernés par votre activité et, donc, de ne pas s’y intéresser.

Raconter une histoire (un storytelling) est une bonne idée. Expliquez ce que vous avez réalisé d’exceptionnel pour un client et tout le bénéfice qu’il en a retiré. C’est quelque chose qui peut marquer vos interlocuteurs qui se souviendront sûrement plus facilement de vous.

Enfin, peut-être le plus important, terminez votre pitch en expliquant à qui vous souhaitez que l’on vous recommande, surtout si vous avez un métier peu connu ou très technique. Ainsi, cela permettra plus facilement à vos interlocuteurs de sélectionner leurs contacts susceptibles d’être intéressés par votre activité. Demandez-leur de leur communiquer vos coordonnées.

A la fin du speed business meeting

Il est rare de devoir libérer les lieux dès la fin des tours de table. Profitez de ce moment pour vous précipiter vers les personnes que vous avez précédemment rencontrées autour d’une table et dont l’activité vous intéresse le plus. Il est important de ne pas attendre car elles peuvent être pressées de partir, ou bien être accaparées par un autre participant plus rapide que vous. Dans ces échanges, il est important de montrer à ces personnes que vous avez bien compris leur activité et de leur faire comprendre que la vôtre les intéresse également. Approfondissez cette connaissance mutuelle et, bien entendu, essayez de prendre tout de suite rendez-vous.

Si le speed business meeting se termine en fin de matinée et que lieu dispose d’un restaurant, n’hésitez surtout pas à proposer de déjeuner ensemble. Il est toujours plus efficace de parler business dans un contexte agréable et détendu.

Après le speed business meeting

Si le speed business meeting auquel vous avez participé était animé grâce à l’application KUNVENI, vous avez donné votre carte de visite à tous les autres participants et, bien évidemment, vous avez récupéré toutes les leurs.

Il est une pratique courante à proscrire irrémédiablement : envoyer un e-mail à l’ensemble des participants pour leur venter les atouts de votre offre. A coup sûr, vous allez provoquer une réaction de rejet et même d’hostilité à votre égard. Vous obtiendrez exactement l’inverse de ce que vous recherchez, à savoir de nouveaux contacts business.

Commencez par sélectionner les cartes de visite des personnes qui vous ont particulièrement intéressé (vos annotations vous y aideront). Ensuite, plutôt qu’un e-mail, il est préférable de téléphoner. Aujourd’hui pratiquement toutes les cartes de visite indiquent le numéro de mobile. Si vous décidez de l’utiliser, n’oubliez pas les règles de bon usage.

– N’appelez qu’aux heures de bureau.
– En cas de non réponse, laissez un message clair rappelant votre rencontre et précisant que vous appellerez à nouveau plus tard.
– Si la personne décroche, commencez pas vous présenter et lui rappeler dans quelles circonstances vous-vous êtes rencontrés. Demandez-lui tout de suite si vous la dérangez. Dans l’affirmative, demandez-lui quand vous pourrez la rappeler sans la déranger.

Si, malgré tout, vous préférez envoyer un-mail, il doit obligatoirement être personnalisé.

• Dans l’objet, indiquez « Suite à notre rencontre au speed business meeting du…. ».
• Commencez par « Monsieur xxxxxx » ou « Madame xxxxx ». A moins que vous n’ayez fait plus ample connaissance lors du speed business meeting, proscrivez les formules trop familières comme « Cher M. DURAND » et l’emploi du prénom.
• Commencez par un rapide résumé de ce qui vous a intéressé dans la présentation de son activité.
• Expliquez-lui ensuite quel intérêt il aurait à vous recevoir.
• Enfin, demandez-lui quand vous pourrez l’appeler sans le déranger pour convenir d’un rdv.

Conclusion

La formule speed business meeting est un formidable outil pour démultiplier ses contacts professionnels, agrandir son réseau et, bien entendu, générer du business, sous réserve d’en connaître les règles et « best practices ».

Au sujet de l’auteur

Etant moi-même animateur d’un réseau de chefs d’entreprise, en 5 ans, j’ai organisé plus de 150 speed business meetings. J’ai bien sûr ainsi acquis une grande expérience qui m’a permis de concevoir et publier l’application web d’organisation et d’animation de speed meetings KUNVENI.

Lors de chacun des speed business meetings, je me déplace au milieu des tables. J’observe les participants et je les écoute. Je prends également note des commentaires que certains me font à la fin de la réunion.

De plus, j’ai moi-même eu souvent l’occasion d’être participant de speed business meetings.