Quelques conseils importants avant un speed meeting

Vous devez utiliser impérativement le navigateur Chrome.

Après avoir préparé votre speed meeting en y ajoutant votre logo et les inscrits, retournez sur la plateforme et ouvrez successivement les deux applications d’accueil des participants et du timer, puis cliquez sur le bouton “Prévisualisation” en face du nom de votre speed meeting. Cela vous permettra de vérifier avant le jour J que tout est conforme.
Lorsque vous ouvrez une des trois applications de la plateforme KUNVENI, si vous obtenez un écran vide cela signifie probablement qu’il y a un problème avec le cache du navigateur. Cliquez sur Ctrl+F5 pour le forcer à recharger entièrement l’application.
Prévoyez le nombre de tables requis suivant le nombre de participants : 5 jusqu’à 25 participants, 7 de 26 à 49 participants et 11 de 50 à 121 participants.
Si possible, prévoyez autour de chaque table autant de chaises que de tables (5, 7 ou 11). Si ce n’est pas possible, installez autant de chaises que de participants. Dans ce cas, il sera nécessaire d’en déplacer à la fin du premier tour.
En effet, lors du premier tour, les tables sont remplies avec 5, 7 ou 11 personnes au fur et à mesure des arrivées. Il se peut donc qu’une ou plusieurs tables soient vides. Il est également probable qu’une table ne soit pas complète. Expliquez bien aux personnes assises à celle-ci que c’est un avantage car elles auront plus de temps pour se présenter et, comme les autres, elles rencontreront chacun des autres participants une fois exactement. Mais, à partir du second tour, toutes les tables seront utilisées.
Le premier arrivant ne change jamais de table. Les 4, 6 ou 10 premières personnes, suivant le type de speed meeting, changent de table une seule fois à la fin du premier tour.
Si vous n’êtes pas sûr de la qualité et de la stabilité de la connexion wifi à votre disposition et que votre mobile accède en 4G ou 5G au réseau de votre opérateur, utilisez de préférence votre partage de connexion.
Il se peut que vous ayez accès à Internet mais que vous ne puissiez pas lancer les applications KUNVENI. Dans ce cas, connectez vous via un partage de connexion de smartphone.
Vous devez IMPERATIVEMENT n’utiliser qu’un seul appareil pour accueillir l’ensemble de vos participants.
Une fois le speed meeting ouvert avec l’application d’accueil des participants, si vous devez en ajouter qui n’étaient pas prévus, utilisez celle-ci pour les ajouter et non pas l’application de préparation des speed meetings.
Si vous ne disposez que d’un ordinateur pour accueillir les participants et exécuter l’application Timer, pas de problème. Dans ce cas, lancez chaque application sous un onglet différent.
Si vous utilisez un ordinateur portable, vérifiez dans les paramètres d’affichage que l’échelle est de 100 % et non 110 % sinon les noms affichés après avoir cliqué sur le bouton “PLACEMENT” avant chaque nouveau tour de table pourraient être tronqués.
Vous pouvez accueillir un retardataire après avoir démarré les tours de table. Comme les autres, il recevra un SMS avec sa liste de tables successives. Dites lui d’attendre le tour de table en cours. Indiquez lui quel sera le numéro du tour de sable suivant afin qu’il regarde sur le SMS qu’il a reçu à quelle table il devra s’installer. Dans l’application Timer, à la fin du tour de table en cours, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton “MISE A JOUR”.
Si vous avez quelques personnes en trop par rapport au maximum prévu (plus de 25, 49 ou 121 suivant le speed meeting que vous avez acheté), vous pouvez les accepter. Si nécessaire, modifiez le paramétrage de l’application timer afin d’ajouter un temps de parole supplémentaire à la fin du tour de table égal au temps de parole standard. Dites ensuite aux personnes en trop, à chaque tour de table, d’en choisir une pour qu’elles s’y installent.
Les tables comptant alors une personne de trop (6, 8 ou 12) n’auront pas de temps de parole supplémentaire mais tout le monde pourra s’exprimer.